Installer une pointeuse : quelles obligations ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, la déclaration obligatoire à la CNIL du fichier collaborateurs n’existe plus. Certaines démarches sont néanmoins nécessaires avant de finaliser la mise en place de votre pointeuse en entreprise et de votre logiciel de gestion des temps de travail. Découvrez les 3 étapes à réaliser pour être aux normes vis-à-vis de la loi.

Compléter le Registre d’activités de traitement de données

• Téléchargez le Registre des Activités et une Fiche de Registre des Activités
• Complétez les formulaires avec les informations demandées
• Conserver ce document au format électronique ou imprimé, il peut vous être demandé en cas de contrôle RGPD.

Consulter vos représentants du personnel

La mise en place d’un système de pointage (Pointeuse badgeuse ou pointeuse virtuelle) doit être précédée d’une réunion information-consultation des représentants du personnel. Vous pouvez profiter de ce temps pour discuter des différentes possibilités à mettre en place avec la solution que vous avez sélectionnée. Vous pouvez également solliciter votre prestataire expert pour une démonstration et une explication aux délégués.

Établir une note de service

Vous devez absolument informer l’ensemble du personnel concerné par le pointage par une note de service. Celle-ci doit contenir les points suivants :

• Les raisons de ce dispositif,
• Son fonctionnement,
• L’identité du responsable du logiciel de pointage,
• Les destinataires des informations,
• Le droit d’accès/de modification des données collectées,
• Les modalités d’exercice du droit d’opposition pour un motif légitime,
• La durée de conservation des données : 5 ans

La note de service doit être affichée environ deux semaines avant la mise en service des pointeuses (La CNIL préciser un délai « raisonnable »).

PAS DE BIOMETRIE : depuis le 30 octobre 2012, la CNIL a établi que la mise en place d’un dispositif biométrique pour remplacer la badgeuse classique est disproportionnée au regard de l’atteinte possible à la vie privée des salariés. Elle veut en effet exercer sa vigilance sur les données biométriques qui sont des éléments très sensibles. Uniques et permanentes, elles permettent d’identifier de manière certaine un individu à partir de ses caractéristiques physiques et biologiques, par exemple à partir d’une empreinte digitale ou du contour de la main.

…NI DE PHOTOS : la CNIL considère comme excessif et contraire au RGPD le fait de contrôler les horaires de travail du personnel par le biais d’un système de pointage intégrant une prise de photographie systématique des salariés à chaque pointage (CNIL, communiqué, 27 août 2020).