Comment mettre en place une pointeuse dans votre entreprise ?

Comment fonctionne une pointeuse ?

Une pointeuse (ou badgeuse) est un dispositif qui permet aux salariés d’enregistrer leurs horaires de travail (Horaire d’entrée et sortie de l’entreprise, pauses, etc.) via un système de badges. Le salarié passe son badge devant l’appareil, qui émet un signal visuel ou sonore pour avertir du bon enregistrement de l’horaire. En fonction des technologies utilisées, la pointeuse peut se décharger dans un logiciel de gestion des temps de travail de manière manuelle ou automatique. Les pointages des heures de travail ainsi intégrés peuvent ensuite être utilisés pour des rapports de données à l’écran, calculer les heures supplémentaires ou extraire les informations sur Excel ou à l’imprimante.

Quelles sont les entreprises concernées par le pointage des heures de travail ?

Toutes les entreprises qui pratiquent des horaires de travail individualisés, un décompte quotidien et hebdomadaire du temps de travail doit être réalisé. Sans solutions de pointeuses, ce décompte doit être effectué manuellement sur papier ou sur Excel, et l’employeur s’expose dans ce cas à des erreurs de saisie et n’a pas de réel système de contrôle. La pointeuse horaire assure à l’employeur une information fiable et transparente et lui permet de se conformer à la loi sans investir un temps administratif conséquent en interne.

Quels sont les avantages d’une pointeuse pour relever le temps de travail ?

Gain de temps, information transparente pour le personnel, les avantages de la mise en place de pointeuses sont nombreux. Historiquement lié au terme « flicage », la badgeuse est aujourd’hui un produit optimisé pour la gestion en entreprise et dispose d’avantages pour le salarié comme pour l’employeur :

Avantages du pointage pour l’employeur

Automatisation du relevé des heures, gain de temps administratif non négligeable
Augmentation de la fiabilisation des informations enregistrées
Visibilité accrue sur les horaires effectués par les salariés
Se conforme aux obligations liées au relevé des heures de travail

Avantages du pointage pour le salarié

Information transparente pour le salarié qui voit l’heure de son pointage.
Plus de saisie papier de son relevé à effectuer
Accès à ses informations d’heures en temps réel

Quelles sont les obligations légales lors de l’installation d’une pointeuse horaire ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, la déclaration obligatoire à la CNIL du fichier collaborateurs n’existe plus. Certaines démarches sont néanmoins nécessaires avant de finaliser l’installation de vos badgeuses en entreprise. Voici les 3 étapes à réaliser pour être aux normes vis-à-vis de la loi :

Obligations pour l’employeur

Compléter le Registre d’activités de traitement de données : la déclaration à la CNIL n’étant plus obligatoire, l’employeur doit compléter le Registre d’activités de traitement de données et le conserver en cas de contrôle. Ce document précise des informations sur l’enregistrement des données et la personne qui en est responsable au sein de l’entreprise.
Prévenir les représentants du personnel : L’employeur doit prévenir les délégués du personnel de son intention de mettre en place un tel produit. Une consultation avec débat doit être organisée afin que les délégués du personnel puissent s’exprimer. La rédaction du procès-verbal de cette consultation devra être effectuée.
Etablir une note de service : L’employeur a pour obligation d’avertir individuellement chaque salarié. Il doit préciser les règles de fonctionnement de la pointeuse, ainsi que le cadre règlementaire dans lequel elle s’inscrit. Le salarié devra également être informé concernant ses données personnelles (Durée de conservation, droit d’accès et rectification, nature des données recueillies ainsi que l’identité du responsable des données désigné par l’entreprise.

Obligations pour le salarié

Les salariés ont l’obligation d’accepter le recours aux pointeuses badgeuses sauf si le système en place ne respecte pas le cadre légal (Lecteur à empreintes par exemple). Le prêt de badge est également une faute ; le badge est nominatif. En cas d’oubli, de fraude, de prêt de badge, le salarié peut être sanctionné voire licencié.

Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez consulter notre article sur le pointage du personnel.

Quel type de pointeuse correspond le mieux à votre entreprise ?

L’effectif de l’entreprise

En fonction de la taille de l’entreprise, le prix que vous allez investir et les fonctionnalités attendues dans le logiciel de gestion vont varier. Vous pouvez avoir un terminal simplifié qui remonte les heures, utiliser simplement le pointage numérique ou au contraire un terminal connecté à un logiciel complet de gestion des temps.

Pointeuse à badge ou carte (ou RFID)

C’est la pointeuse badgeuse classique. Elle fonctionne avec des badges RFID numérotés pouvant être au format carte ou porte clé. Il existe de multiples modèles de pointeuses sur le marché et il est souvent difficile de choisir. Pour savoir quelle pointeuse choisir, il est souvent mieux d’être conseillé par téléphone car chaque entreprise a des besoins de gestion des temps de travail et d’absences qui peuvent varier. Attention, les dispositifs à prise de photo ou biométrique (Prise de l’empreinte digitale) sont interdits en France. Le biométrique est aujourd’hui réservé aux systèmes de contrôle des accès.

Pointeuse mobile

La pointeuse mobile ou badgeuse virtuelle est le nom donné à la pointeuse numérique dématérialisée : une application sur le mobile. Cette solution est habituellement proposée à un prix plus faible que la pointeuse déconnectée mais vos employés doivent disposer d’un mobile (pointeuse mobile) pour effectuer un pointage numérique.

Pointeuse ordinateur

La pointeuse ordinateur est intégrée directement dans le logiciel pour permettre aux employés de bureau de pouvoir réaliser un pointage numérique sur leur ordinateur au moment de se connecter. Ce mode peut souvent être couplé à une pointeuse (Exemple : L’employé de bureau utilise le logiciel sur son ordinateur avec le pointage numérique et les salariés à l’usine les pointeuses badgeuses). Pour ce type de système, le prix est souvent très intéressant.

Où placer la pointeuse dans votre entreprise ?

Le lieu d’installation de votre appareil est déterminant. En effet, il doit permettre aux salariés de pointer sans avoir à effectuer de détour pour rejoindre leur poste de travail et être accessible facilement pour les employés devant s’en servir. Afin d’éviter la fraude, il est également recommandé de la mettre dans un point de passage visible, pour dissuader les éventuels prêts de badges (Devant un bureau de manager ou proche d’une caméra).

Quels sont les éléments à anticiper lors de l’installation d’une pointeuse horaire ?

Avant d’installer des pointeuses badgeuses, il est important de se poser plusieurs questions, notamment vis-à-vis des fonctionnalités du logiciel et du prix. Voici un résumé des principales interrogations :

Quels câbles sont nécessaires pour la connexion de la badgeuse horaire ?
Comment effectuer un pointage ? Avec un badge RFID ?
Est-elle équipée d’une batterie et d’une mémoire pour fonctionner même en cas de coupure de courant ?
La badgeuse dispose-t-elle d’un écran qui affiche certaines informations ?
Puis-je réutiliser un système de badges déjà en place (Imprimante, cantine, etc.) ? Quel prix coûteront mes prochains badges ?
Dois-je communiquer avec des représentants du personnel ? (Sociétés de plus de 11 collaborateurs)
Quelles fonctionnalités sont disponibles dans le logiciel de gestion des temps ? Simple système de contrôle de présence et pointage ou système plus complexe (Produit incluant absences, plannings et autres fonctions) ?
Quelles fonctions sur la badgeuse horaire ?
Produit numérique ou physique ?
Quel prix je souhaite investir ? Quel prix pour quelles fonctionnalités dans le logiciel ?

Quels sont les recours en cas de non-respect du pointage des heures ?

Le logiciel de pointage doit respecter certaines règles expliquées plus haut. Si tout a été fait correctement, le salarié a pour obligation de pointer. L’employé peut donc dans ce cas s’exposer à des sanctions voire faire l’objet d’un licenciement en cas de faute volontaire et répétée. Attention cependant, pour le pointage virtuel ou numérique, même si le prix est avantageux, le salarié peut s’opposer à utiliser le produit sur son smartphone personnel. La badgeuse horaire reste en effet le système à intégrer le plus facilement car c’est un dispositif dédié à cette utilisation.