Comment la Gestion des Temps et Activités (GTA) peut aider votre entreprise ?

Définition de la Gestion des Temps et des Activités

La Gestion des Temps et des Activités englobe l’ensemble des mécanismes permettant de suivre, gérer et analyser le temps alloué par les collaborateurs à leurs diverses tâches au sein de l’entreprise. Cette démarche va de la simple saisie des heures travaillées jusqu’à la création de planning avancé pour les employés, en fonction des différentes activités à réaliser. Associée à un logiciel, cette brique de l’ensemble SIRH permet d’automatiser le calcul des éléments variables liés au temps dans la préparation à la génération des bulletins de salaire.

Les avantages et intérêts de la GTA

Avant tout, elle permet d’obtenir une meilleure visibilité sur le temps de travail des salariés et la manière dont ils l’utilisent. Cette visibilité facilite l’identification des actions à faible valeur ajoutée et crée un terrain propice à des processus d’amélioration continue.

Par ailleurs, la GTA facilite la gestion des équipes en affectant les collaborateurs en fonction des différentes priorités. Elle contribue également à minimiser les conflits d’horaires et à éviter les erreurs de saisie, car fourni une donnée informatisée bien organisée et transparente, gage d’équité.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de GTA

Les logiciels complets devraient proposer un éventail de fonctionnalités pour répondre aux besoins variés des entreprises. Cela peut inclure la saisie électronique des heures travaillées ou le fonctionnement avec une pointeuse badgeuse, la gestion des congés et des absences, la création de plannings, le calcul des éléments variables liés au temps, la génération de rapports analytiques, d’exports vers les solutions de paie et bien plus encore. Les fonctionnalités avancées peuvent intégrer des modules d’intelligence artificielle pour prédire les besoins en personnel en fonction des cycles d’activité : on parle ici de planification sur contrainte.

Pour résumer, un logiciel de GTA, c’est :

– Un mode de saisie/d’enregistrement des heures de travail
– La création d’horaires de travail associés à des tranches (Génération de retard, plages fixes et plages variables, alertes de dépassement,…)
– La gestion des absences et des congés
– L’édition de statistiques, de rapports mensuels et d’exports pour la comptabilité

A qui s’adresse un logiciel de GTA

A toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Des petites structures aux grandes organisations multinationales, en passant par les sociétés œuvrant dans différents domaines, toutes peuvent profiter de l’adoption d’une telle solution. Les atouts sont particulièrement significatifs lorsque l’entreprise compte un grand nombre de salariés ou gère beaucoup de variables tous les mois.

Pourquoi utiliser un logiciel de GTA au sein de votre entreprise ?

L’adoption d’un tel logiciel procure plusieurs avantages stratégiques. Tout d’abord, il vous offre une vue d’ensemble sur les heures du personnel et vous permet de suivre les seuils légaux d’heures travaillés en paramétrant des alertes liées au temps de travail mais aussi aux temps de repos. La gestion d’activités permet quant à elle une meilleure allocation des RH en assignant les employés à différentes tâches en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Cela garantit une utilisation efficace des compétences internes et limite les retards dus à un manque de collaborateurs.

De plus, la GTA favorise la transparence et la responsabilisation. Les collaborateurs ont accès à leurs propres compteurs de temps via un portail RH et peuvent être impliqués dans la création de leurs plannings. Cette approche renforce leur engagement et leur motivation. De même, les managers peuvent suivre de près l’évolution des temps et des projets et prendre des décisions éclairées pour optimiser les performances.

Quel est l’impact et le retour sur investissement d’un logiciel de GTA ?

L’impact et le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel de gestion des temps et des activités peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, les objectifs spécifiques, et la qualité de mise en œuvre du logiciel. Voici quelques points clés à considérer en termes d’impact et de ROI :

1. Automatisation des processus : Un logiciel de gestion des temps et activités permet d’automatiser la collecte, la saisie et la gestion des données liées aux heures travaillées, aux congés, aux absences, etc. Cela réduit considérablement la charge de travail administrative et les risques d’erreurs humaines, ce qui peut conduire à une amélioration de l’efficacité globale.

2. Optimisation des ressources : En ayant une vue d’ensemble des activités et des heures travaillées, les gestionnaires peuvent mieux répartir les ressources en fonction des besoins réels. Cela peut réduire les coûts liés aux heures supplémentaires excessives et améliorer l’utilisation des compétences de chaque employé.

3. Précision de la paie : Un logiciel de gestion des temps et activités peut garantir que les heures travaillées sont correctement enregistrées, ce qui se traduit par une paie plus précise pour les employés. Cela peut réduire les litiges liés aux salaires et améliorer la satisfaction des employés.

4. Conformité légale : Certains secteurs sont soumis à des réglementations strictes en matière de gestion du temps et des activités. Un logiciel bien conçu peut aider à respecter ces exigences, évitant ainsi les pénalités et les risques légaux.

5. Analyse et prise de décision : Les données collectées par le logiciel peuvent être utilisées pour générer des rapports et des analyses approfondies sur les tendances, les coûts de main-d’œuvre, la productivité, etc. Cela peut fournir des informations précieuses pour prendre des décisions stratégiques.

En ce qui concerne le retour sur investissement (ROI) :

1. Réduction des coûts administratifs : En automatisant la gestion du temps, vous pouvez réduire les coûts liés à la saisie manuelle des données, aux erreurs sur les bulletins de salaire et aux tâches administratives répétitives.

2. Économies de main-d’œuvre : L’optimisation des ressources peut réduire les coûts liés aux heures supplémentaires non nécessaires et permettre une meilleure allocation des effectifs, ce qui peut réduire les coûts de main-d’œuvre globaux.

3. Amélioration de la productivité : En ayant une meilleure visibilité sur les activités et les temps de travail, les collaborateurs peuvent être encouragés à travailler de manière plus efficace, ce qui peut augmenter la productivité globale de l’entreprise.

4. Réduction des erreurs de paie : La précision accrue dans le calcul des salaires peut éviter les erreurs qui pourraient nécessiter des corrections et potentiellement des litiges.

5. Gestion du temps des gestionnaires : En réduisant la charge de travail administrative des gestionnaires, ils peuvent se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

6. Conformité et réduction des risques : Éviter les pénalités et les litiges liés à la conformité légale peut aider à réduire les coûts potentiels.

7. Décisions stratégiques informées : Les analyses et les informations fournies par le logiciel peuvent aider les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des RH.

Il est important de noter que le calcul du ROI peut être complexe et doit tenir compte à la fois des atouts financiers et non financiers. Il est recommandé de mener une évaluation spécifique à votre entreprise pour comprendre comment le logiciel de gestion des temps et activités peut impacter vos opérations et votre rentabilité.