Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Définition d’un SIRH

Un SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines et un système qui peut prendre en charge tous les processus informatiques liés au service des ressources humaines : gestion de la paie, gestion des temps de travail, recrutement, etc. Ces systèmes permettent également d’uniformiser la gestion RH et de pouvoir donner accès aux collaborateurs à leurs informations de manière dématérialisée (Bulletin de paie en ligne, portail de demandes de congés, etc.). La digitalisation de tous ces processus permet ainsi de générer des rapports généraux et des tableaux de bord précis.

Quelles sont les composantes d’un SIRH ?

Un SIRH est composé de briques logicielles pouvant fonctionner ensemble pour pouvoir produire des rapports croisés ou des intégrations automatiques. Parmi les différentes composantes habituelles, on recense quatre grands groupes :

• La gestion de la paie : Ce module permet d’automatiser la gestion de la paie en rassemblant toutes les règles légales liées à vos salariés (Taux horaire, échelon, absences/présences, cotisations sociales, déductions, …) et ainsi réaliser la génération des bulletins de salaire en fin de mois.
• La gestion des temps de travail : En lien direct avec la paie, cette partie permet de gérer la planification des salariés et de dématérialiser l’accès des collaborateurs à leur portail. Depuis ce portail, ils peuvent le plus souvent consulter leurs informations, mais aussi effectuer des demandes d’absence à leur manager. En plus d’automatiser ce processus habituellement effectué manuellement, les systèmes de gestion des temps permettent également de garantir un enregistrement fiable et sécurisé des données de pointage.
• La gestion de l’humain : allant du recrutement à la gestion de carrière, ainsi qu’à la formation, cette brique intègre toutes les informations relatives au salarié et notamment son identité, ses diplômes, ses compétences et son salaire. A noter que c’est souvent la gestion de la paie qui est maître sur cette gestion et peut donc très facilement inclure ce type de module.
• La gestion des prestations sociales : Cette fonction est directement liée à l’aspect légal et permet de simplifier grandement la gestion des prestations sociales, obligatoire ou non. (Assurance maladie, pension complémentaire, assurance liée aux accidents de travail, absences Covid, etc)

Quels sont les avantages d’un SIRH pour l’entreprise ?

Comme tous les outils informatiques, un SIRH permet de centraliser, de simplifier et d’optimiser la gestion des ressources humaines. En voici les principaux avantages :

• Automatiser les processus : L’automatisation permet de réduire grandement les saisies manuelles et donc les erreurs, en gérant de manière automatique différentes fonctionnalités. Si l’on prend par exemple un système de gestion des temps de travail, celui-ci automatise la remontée du relevé des heures et le calcul des heures supplémentaires, évitant ainsi d’avoir à réaliser ce travail à la main sur Excel.
• Optimiser la gestion des ressources humaines : L’automatisation des tâches permet de libérer du temps pour votre service RH, et donc d’en optimiser les missions : aller plus à la rencontre des salariés, pouvoir investir du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, valoriser le travail dans le service du personnel.
• Améliorer la visibilité et le suivi : Les outils composantes du SIRH permettent d’historiser les données et de générer de nombreux tableaux de bord ou reporting. La paie apportera une vision claire sur la masse salariale et les charges, la gestion des temps sur le temps de travail, le suivi de carrière sur les compétences de chacun de vos salariés. Chacun de ces avantages vous permettra d’optimiser la gestion globale de l’entreprise, facilitant ainsi la visibilité et la prise de décision.
• L’intégration du salarié dans un processus des ressources humaines : Grâce à ces outils, vous permettez à vos collaborateurs d’accéder de manière décentralisée et flexible à leurs données ; Que ce soit pour gérer leurs propres informations (Changement d’adresse ou de compte bancaire), son propre planning (Accéder aux demandes de congés et d’heures supplémentaire) ou encore son service (Les chefs d’équipe sont habituellement gérés dans ce type de logiciels), les collaborateurs font ainsi parti directement du cycle de vie des ressources humaines, responsabilisant chacun d’entre eux.

Comment intégrer un SIRH ?

Dépendant très fortement de la taille de votre entreprise, le SIRH se présente sous deux formes :

• L’achat de licence : Vous achetez dans ce cas la licence d’exploitation du logiciel SIRH, et pouvez donc l’installer et l’exploiter dans votre infrastructure. L’avantage de ce système est que vous êtes autonomes sur la gestion de l’environnement, mais cela peut aussi être l’inconvénient. Le point négatif principal de cette solution est qu’il demande une forte trésorerie au départ pour être installé et paramétré.
• L’utilisation d’une solution en SaaS : SaaS, ou Software As A Service, est le terme utilisé pour décrire les solutions hébergées, habituellement proposées sous forme d’abonnement. L’avantage principal de ce système est que vous bénéficiez d’un service opérationnel rapidement, sans avoir à vous occuper de la partie technique ni à investir des milliers d’euros au départ. L’inconvénient est souvent que lorsque ce système est comparé à de l’achat sur une longue période d’utilisation, il est habituellement plus cher (Mais le coût est plus facilement prévisible car souvent accompagné de garanties).

En conclusion, l’utilisation d’un SIRH est de plus en plus fréquente dans les entreprises. Permettant de centraliser et d’uniformiser les différents processus liés à la gestion des ressources humaines, ils permettent un gain de temps et de visibilité non négligeable sur la population de l’entreprise. Les solutions proposées sont multiples, que vous preniez une solution globale et différentes solutions, assurez-vous de leur inter compatibilité avec les composantes que vous avez déjà en place. Concernant les PME, des SIRH existent déjà mais sont très souvent surdimensionnés au niveau des fonctionnalités et des coûts pour ce type d’entreprise qui cherchent souvent des solutions simples à utiliser et à mettre en place.