Guide de mise en place d'une badgeuse en entreprise

Comment fonctionne une badgeuse ?

Une badgeuse est un dispositif qui permet aux salariés d’enregistrer leurs horaires de travail (Horaire d’entrée et sortie de l’entreprise, pauses, etc.) via un système de badges. Le salarié passe son badge devant l’appareil, qui émet un signal visuel ou sonore pour avertir du bon enregistrement de l’horaire. En fonction des technologies utilisées, la pointeuse peut se décharger dans un logiciel de gestion des temps de travail de manière manuelle ou automatique. Les pointages des heures de travail ainsi intégrés peuvent ensuite être utilisés pour des rapports de données à l’écran, calculer les heures supplémentaires ou extraire les informations sur Excel ou à l’imprimante.

Quelle est la différence entre une badgeuse et une pointeuse ?

Aujourd’hui, lorsque l’on cherche des badgeuses (ou pointeuses), il est très fréquent de trouver des solutions de pointeuse. Cette différence est historique et de nos jours ce terme peut représenter le même dispositif. En effet, avant la naissance des systèmes informatiques, des logiciels de gestion des temps et des badgeuses « connectées », les pointeuses écrivaient l’horaire des employés sur un papier à l’aide d’un « pointeur » (Vous pouvez consulter notre article sur l’histoire des pointeuses). Malgré les évolutions technologiques, ce terme est resté dans les mœurs. La dénomination « badgeuse » tient quant à elle du terme « badge » utilisé pour décrire les cartes ou les porte-clés lus par celles-ci.

Pourquoi mettre en place une badgeuse horaire ?

L’installation d’une badgeuse en entreprise facilite le relevé et la gestion des heures de travail réalisées par les employés. Le logiciel associé vous facilite l’accès aux données en temps réel, le contrôle de la présence et du respect des horaires.

Les badgeuses facilitent le respect du code du travail qui précise qu’en cas de réalisation d’horaires individualisés par les collaborateurs, l’employeur est dans l’obligation de relever les temps de travail réalisés par chacun. L’automatisation du processus de remontée de l’horaire d’arrivée, de départ et de pause des salariés dans un logiciel de gestion des temps de travail et d’absences permet de fiabiliser et de faciliter cette gestion. Il permet également de traiter (heures supplémentaires, récupérations) et de mettre à disposition les données de temps de travail de manière équitable pour l’ensemble des collaborateurs.

Dans quels cas privilégier une badgeuse dans votre entreprise ?

Pour toutes les entreprises qui pratiquent des horaires individualisés, un décompte quotidien et hebdomadaire du temps de travail doit être réalisé. Sans solutions de badgeuses, ce décompte doit être effectué manuellement sur papier ou sur Excel, et l’employeur s’expose dans ce cas à des erreurs de saisie et n’a pas de réel système de contrôle. La badgeuse assure à l’employeur une information fiable et transparente et lui permet de se conformer au code du travail sans investir un temps administratif conséquent en interne.

Quelles sont les limites de la badgeuse ?

Bien qu’on en trouve de très modernes équipées de carte SIM ou de batteries, la badgeuse ou pointeuse dispose tout de même de limites. En effet, une problématique récurrente en entreprise fait état du prêt de badge entre collaborateurs comme un problème d’utilisation nuisant à la fiabilité du dispositif. Aussi, pour des commerciaux ou des employés isolés ou en déplacement, il sera préférable et à un prix moins élevé de remplacer les badgeuses par une application installée sur le téléphone du salarié. La badgeuse peut résonner comme un outil de « surveillance » même si elle ne représente qu’un terminal qui enregistre un horaire et donc garantie des informations transparentes aussi bien pour l’employeur que l’employé.

Quelles sont les obligations légales lors de l’installation d’une badgeuse ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, la déclaration obligatoire à la CNIL du fichier collaborateurs n’existe plus. Certaines démarches sont néanmoins nécessaires avant de finaliser l’installation de vos badgeuses. Voici les 3 étapes à réaliser pour être aux normes vis-à-vis de la loi :

Compléter le Registre d’activités de traitement de données
Consulter vos représentants du personnel
Etablir une note de service

Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez consulter notre article sur l’installation d’une badgeuse.

Quel type de badgeuse correspond le mieux à votre entreprise ?

o Badgeuse à badge ou carte (ou RFID)

C’est la pointeuse classique. Elle fonctionne avec des badges RFID numérotés pouvant être au format carte ou porte clé. Il existe de multiples modèles de pointeuses sur le marché et il est souvent difficile de choisir. Pour savoir quelle pointeuse choisir, il est souvent mieux d’être conseillé par téléphone car chaque entreprise a des besoins de gestion des temps de travail et d’absences qui peuvent varier.

o Badgeuse virtuelle

La pointeuse ou badgeuse virtuelle est le nom donné à la pointeuse numérique dématérialisée : un clic sur un ordinateur ou sur un smartphone. Cette solution est encore plus économique que la pointeuse déconnectée mais vos employés doivent disposer d’un ordinateur et/ou d’un mobile (badgeuse mobile) pour effectuer un pointage numérique. Ce mode peut souvent être couplé à une pointeuse (Exemple : L’employé de bureau utilise son ordinateur et les salariés à l’usine les pointeuses)

o Badgeuse biométrique

La biométrie (Appareil biométrique) utilise l’empreinte digitale pour effectuer le pointage. Ce système permet de s’affranchir de badges RFID. Attention aux fournisseurs malveillants car le système biométrique n’est pas autorisé en France pour le contrôle du temps de travail, mais pour la protection de biens et les accès. (Voir notre article sur la biométrie)

o Badgeuse déconnecté

Souvent premier prix sur le marché, la pointeuse hors ligne permet de récupérer les données à l’aide d’une clé USB. Disponible à l’achat et souvent sans maintenance, elle représente la solution économique adaptée pour les très petites entreprises. Attention néanmoins, cette pointeuse nécessite une action sur place pour pouvoir décharger les données de pointage.

Quels sont les éléments à anticiper lors de l’installation d’une badgeuse ?

Avant d’installer une badgeuse, il est important de se poser plusieurs questions, notamment les fonctionnalités. Voici un résumé des principales interrogations :

Quels câbles sont nécessaires pour la connexion ?
Comment effectuer un badgeage ?
Est-elle équipée d’une batterie et d’une mémoire pour fonctionner même en cas de coupure de courant ?
Dispose-t-elle d’un écran qui affiche certaines informations ?
Puis-je réutiliser un système de badges déjà en place (Imprimante, cantine, etc.) ?
Dois-je communiquer avec des représentants du personnel ? (Sociétés de plus de 11 collaborateurs)
Quelles fonctionnalités sont disponibles dans le logiciel de gestion des temps ? Simple contrôle de présence ou système plus complexe (absences, plannings) ?
Quel prix je souhaite investir ?

Où placer la badgeuse dans votre entreprise ?

Le lieu d’installation de votre appareil est déterminant. En effet, il doit permettre aux salariés d’effectuer un pointage sans avoir à effectuer de détour pour rejoindre leur poste de travail et être accessible facilement pour les employés devant s’en servir. Afin d’éviter la fraude, il est également recommandé de la mettre dans un point de passage visible, pour dissuader les éventuels prêts de badges (Devant un bureau de manager ou proche d’une caméra).

Comment installer une badgeuse ?

L’installation peut-être une étape complexe (tirage de câbles réseaux, paramétrage IP, paramétrage serveur) ou au contraire très simple (autonome). La badgeuse proposée par AGS s’installe simplement en effectuant deux trous dans le mur et en la connectant à une prise électrique avec le câble fourni.

Comment badger au travail ?

Cette étape va également dépendre du lecteur et de son type d’utilisation. Nous allons donc lister ci-dessous les différentes manières d’effectuer un badgeage sur une pointeuse :

Badges à technologie de proximité (RFID) : passer le badge devant le terminal jusqu’à entendre le bip et/ou le signal visuel
Badges magnétiques : Glisser le badge dans la fente du lecteur
Carton de pointage : Insérer le carton de pointage dans la fente prévue à cet effet.
Pointage biométrique : Avec l’empreinte digitale sur le lecteur (Attention, système interdit en France pour le contrôle des heures)
Pointage numérique smartphone : Un appui sur une application mobile

Attention, en fonction du type d’appareil, ce fonctionnement peut varier (Bouton unique ou boutons entrée et sortie, sens pour glisser le badge dans la fente, etc.

Comment badger sur l’application AGS ?

Pour pouvoir effectuer un badgeage sur la pointeuse horaire Android ou iOS, il est tout d’abord nécessaire de s’y connecter la première fois et renseigner un code société. Ensuite, une fois que l’application est connectée sur votre smartphone, un simple appui long permet d’effectuer le pointage numérique. La logique est la même sur le pointage numérique dans le logiciel de gestion des temps ou l’appui long sur l’écran est remplacé par un bouton « Pointer à ..H.. »